[*MeDo*]

للاتصال بالهاتف أصول وقواعد يجب الحرص على مراعاتها من كلا الطرفين المتصل والمتلقى. الدكتورة شيماء البهى، خبيرة الإتيكيت، تقدم ١٥ قاعدة للاستخدام الصحيح للهاتف:

١- عند بدء المكالمة، يجب على المتصل التعريف بنفسه أولاً ومن ثم يسأل عن الشخص المرغوب.



2-على المتصل عدم تكرار الاتصال لأكثر من مرة واحدة، وعدم الإلحاح فى الاتصال لغير الضرورة، وينبغى على المتلقى إعادة الاتصال به مرة أخرى عند رؤية رقمه.


٣- تشغيل الوضع الصامت أو غلق الهاتف فى الأماكن المهمة مثل قاعات المحاضرات ودور العبادة والمستشفيات، احتراماً لخصوصية المكان.

٤- عدم الرد على تليفون خاص فى مكان العمل وأمام الزملاء والمرؤوسين، وينبغى الاستئذان والذهاب خارج المكتب للرد على المكالمة.


٥- عدم الرد على الهاتف أثناء تناول الطعام والشراب أو مضغ اللبان.


٦- التركيز فى الرد على المكالمة وعدم الرد على الهاتف أثناء الانشغال بالحديث مع شخص آخر فى الغرفة، وينبغى عدم الرد على هاتفين فى وقت واحد.


٧- الاختصار فى الحديث وعدم الإطالة فى المكالمة واحترام وتقدير وقت الآخرين


٨- التحدث فى الهاتف بصوت منخفض، ولكن مسموع والابتعاد عن الصوت المرتفع والهامس والتحدث بأسلوب هادئ غير مزعج أو عنيف.


٩- عدم الرد على الهاتف أثناء قيادة السيارة، لما يسببه ذلك من خطر بسبب التشتت وكسر لقواعد المرور.


10- اختيار الوقت المناسب للاتصال بعيداً عن الصباح الباكر أو بعد منتصف الليل، مع مراعاة فروق التوقيت بين الدول، خاصة فى المكالمات الدولية بما يلائم وقت المتلقى.


١١- عدم وضع المتصل على «الإسبيكر» إلا بعد علمه واستئذانه، وعدم تحويل المكالمة إلا بعد استئذان المتصل وعدم وضع المتصل على خاصية الانتظار لمدة طويلة.


١٢- إجراء المكالمة أو تلقيها فى جو هادئ بعد تخفيض صوت التليفزيون أو الكاسيت والابتعاد عن مصدر الضوضاء.


١٣- فى حالة الاتصال بشخص مسؤول أو إجراء مكالمة مهمة يجب تنبيه الأفراد المحيطة بالمتصل لتقليل الحركة ومصادر الصوت، خاصة فى حالة وجود أطفال بالمكان.


١٤- التأكد من صحة الرقم قبل إجراء المكالمة لعد إزعاج الآخرين وفى حالة الاتصال الخطأ يجب الاعتذار فوراً وبهدوء.


١٥- فى حالة وجود خاصية الرد الآلى «الأنسر ماشين» يجب تسجيل الرسالة بصوت واضح وبهدوء وأن يتم توضيح الاسم الأول والأخير ورقم التليفون المتواجد به وكود البلد المتواجد به وسبب الاعتذار عن عدم استقبال المكالمة


منقول من باب الافادة والتعلم

[dr_said]

معلومات رائعة فعلا
وياريت كل الناس تنفذها

[مصرى اصيل]

جزاك الله كل خير